Khi bị thu phí sai trong chung cư, bạn khiếu nại trước hết với đơn vị trực tiếp thu tiền (thường là đơn vị quản lý vận hành), rồi tới ban quản trị nhà chung cư, đưa ra hội nghị nhà chung cư nếu là vấn đề chung, và sau cùng mới tới cơ quan nhà nước về nhà ở hoặc toà án. Đi đúng thứ tự này giúp đơn của bạn không bị chuyển qua lại, vì mỗi nơi chỉ có quyền với một phần của chuyện thu phí.
Chữ "ban quản lý" mà cư dân hay dùng thực ra gộp hai chủ thể khác nhau: ban quản trị do cư dân bầu, và đơn vị quản lý vận hành là doanh nghiệp được thuê. Biết ai quyết định mức phí, ai thu, ai giữ tiền là bước đầu tiên để khiếu nại có kết quả. Luật Nhà ở 2023 và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành là khung chung; quy chế riêng của toà nhà bạn đã được hội nghị nhà chung cư thông qua là căn cứ trực tiếp.
Ai làm gì trong chuyện thu phí chung cư
Bảng dưới phân vai theo nguyên lý của pháp luật nhà ở hiện hành. Toà nhà mới bàn giao, chưa tổ chức hội nghị lần đầu, thì chủ đầu tư thường đang tạm đảm nhận một số việc.
| Chủ thể | Vai trò với các khoản phí | Khiếu nại gì với họ |
|---|---|---|
| Hội nghị nhà chung cư | Cơ quan cao nhất của cư dân; thông qua quy chế, quyết định hoặc chấp thuận giá dịch vụ, chọn đơn vị vận hành | Đưa vào nghị sự các vấn đề chung: mức phí, cách thu, thay đơn vị vận hành |
| Ban quản trị nhà chung cư | Do hội nghị bầu; ký hợp đồng với đơn vị vận hành, giám sát thu chi, quản lý kinh phí bảo trì | Đơn vị vận hành thu sai mà không sửa; đề nghị công khai thu chi |
| Đơn vị quản lý vận hành | Doanh nghiệp được thuê; trực tiếp thu phí dịch vụ, vận hành thang máy, bảo vệ, gửi xe | Hoá đơn tính sai diện tích, sai đơn giá, khoản thu không có trong hợp đồng |
| Chủ đầu tư | Giai đoạn trước hội nghị lần đầu; thu và bàn giao kinh phí bảo trì; chịu trách nhiệm phần sở hữu riêng của mình | Chậm bàn giao kinh phí bảo trì, thu phí khi chưa đủ điều kiện |
| Cơ quan nhà nước về nhà ở | Kiểm tra, xử lý vi phạm quy định quản lý chung cư; hướng dẫn giải quyết tranh chấp | Khi các bước trong toà nhà không giải quyết được |
Khi viết đơn, đặt đúng tên chủ thể. Một lá đơn gửi "Ban quản lý" mà nội dung là đòi công khai quỹ bảo trì sẽ đi vòng, vì quỹ đó do ban quản trị quản lý chứ không phải đơn vị vận hành.
Năm kiểu thu phí sai hay gặp
Tăng giá dịch vụ không qua hội nghị. Đơn vị vận hành gửi thông báo tăng phí từ tháng sau, viện lý do giá điện, lương bảo vệ tăng. Theo nguyên lý của pháp luật nhà ở, giá dịch vụ quản lý vận hành phải được thoả thuận hoặc hội nghị nhà chung cư quyết định, trong giới hạn khung giá của tỉnh nếu có áp dụng. Thông báo một chiều chưa đủ căn cứ để thu theo giá mới.
Tính phí trên diện tích sai. Phí dịch vụ thường tính theo diện tích sử dụng căn hộ ghi trong giấy chứng nhận hoặc hợp đồng mua bán. Có toà tính theo diện tích tim tường, lớn hơn diện tích thông thuỷ. So diện tích trên hoá đơn với giấy tờ của bạn là kiểm tra nhanh nhất.
Phí gửi xe đổi tuỳ ý hoặc thu thêm vé. Mức phí gửi xe cho cư dân và cách quản lý chỗ để xe thuộc quy chế, có toà do hội nghị quyết định. Thu thêm phí thẻ, phí đăng ký lại hằng năm không có trong quy chế là khoản đáng hỏi.
Khoản thu không có tên trong hợp đồng. Phí thi công sửa chữa, đặt cọc vận chuyển đồ, phí thẻ thang máy, phí "tiện ích chung". Một số khoản có thể hợp lý nếu quy chế cho phép và công khai; khoản nào không có căn cứ thì yêu cầu giải thích.
Thu phí khi chưa nhận nhà hoặc khi dịch vụ chưa có. Căn hộ chưa bàn giao mà đã tính phí dịch vụ, hoặc thu phí hồ bơi khi hồ bơi chưa hoạt động. Ngày bàn giao và hiện trạng dịch vụ là chứng cứ.
Khiếu nại theo thứ tự trong toà nhà
Thứ tự dưới đây giúp mỗi nơi có cơ hội sửa trước khi bạn lên cấp cao hơn, và để lại hồ sơ rằng bạn đã làm đúng.
- Gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc qua ứng dụng cư dân tới đơn vị quản lý vận hành: chỉ ra khoản thu, căn cứ bạn cho là sai (diện tích, đơn giá, quy chế), đề nghị điều chỉnh và trả lời bằng văn bản. Lưu bản sao, ảnh chụp, phiếu tiếp nhận.
- Nếu không được giải quyết, gửi đơn tới ban quản trị kèm câu trả lời của đơn vị vận hành. Ban quản trị là bên ký hợp đồng dịch vụ, có quyền yêu cầu đơn vị vận hành sửa và giám sát việc thu.
- Khi vấn đề ảnh hưởng nhiều căn hộ, như tăng giá chung, lập kiến nghị có chữ ký của các hộ, đề nghị ban quản trị đưa ra hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc đề nghị tổ chức hội nghị bất thường theo quy chế.
- Đề nghị công khai: hợp đồng dịch vụ giữa ban quản trị và đơn vị vận hành, bảng thu chi, quyết định của hội nghị về mức phí. Cư dân có quyền được biết các thông tin này.
- Nếu ban quản trị không phản hồi hoặc chính ban quản trị có sai phạm, chuyển sang kênh nhà nước ở mục sau.
Trong suốt quá trình, nên tiếp tục đóng phần phí không tranh chấp và ghi rõ trong đơn rằng bạn tạm giữ phần chênh để chờ giải quyết, hoặc đóng đủ kèm bảo lưu ý kiến. Không đóng gì cả dễ khiến bạn bị coi là nợ phí, tạo cớ cho những hạn chế sử dụng dịch vụ mà quy chế cho phép.
Kinh phí bảo trì: tranh chấp lớn nhất và cách đặt câu hỏi
Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung được thu khi mua căn hộ, ban đầu do chủ đầu tư giữ, sau đó phải bàn giao cho ban quản trị quản lý theo quy định. Đây là khoản tiền lớn, tranh chấp về nó thường kéo dài và không còn là chuyện một hoá đơn. Cư dân hay vướng ba câu hỏi: chủ đầu tư đã bàn giao đủ chưa, ban quản trị gửi tiền ở đâu, và chi cho việc gì.
Cách đặt câu hỏi đúng là yêu cầu ban quản trị công khai tài khoản quản lý kinh phí bảo trì, số dư, các khoản đã chi kèm biên bản nghiệm thu, và biên bản bàn giao kinh phí từ chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư chưa bàn giao, ban quản trị là bên đứng ra yêu cầu, và pháp luật nhà ở có cơ chế cưỡng chế bàn giao do cơ quan có thẩm quyền ở tỉnh thực hiện; thủ tục và cơ quan cụ thể bạn đối chiếu với quy định hiện hành.
Một cư dân đơn lẻ rất khó tự đòi khoản này. Tập hợp qua ban quản trị, đưa ra hội nghị nhà chung cư, rồi mới gửi cơ quan nhà nước là con đường thực tế. Khi số tiền lớn và các bên đã đối đầu, đó là lúc nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một người làm nghề về khả năng khởi kiện.
Kênh nhà nước khi trong toà nhà không giải quyết được
Tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành và hoạt động của ban quản trị được pháp luật nhà ở giao cho chính quyền địa phương giải quyết theo thẩm quyền. Trước đây nhiều việc thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; từ 1/7/2025, khi chỉ còn chính quyền hai cấp, các thẩm quyền này được chuyển về cấp xã hoặc cấp tỉnh theo văn bản phân định. Vì vậy trước khi gửi đơn, bạn hỏi bộ phận một cửa của phường, xã nơi có toà nhà hoặc Sở Xây dựng xem đơn vị nào đang tiếp nhận loại việc này.
Sở Xây dựng là cơ quan chuyên môn về nhà ở ở cấp tỉnh, có thể kiểm tra việc tuân thủ quy chế quản lý chung cư, việc bàn giao kinh phí bảo trì, và năng lực của đơn vị vận hành. Đơn gửi lên cấp này nên kèm toàn bộ quá trình đã làm trong toà nhà: yêu cầu, câu trả lời, biên bản hội nghị.
Tranh chấp hợp đồng dịch vụ thuần tuý giữa cư dân và đơn vị vận hành, như đòi lại khoản đã thu thừa, cũng có thể giải quyết qua hoà giải hoặc toà án theo thủ tục dân sự. Với khoản nhỏ, thương lượng có biên bản qua ban quản trị thường nhanh và ít tốn kém hơn nhiều.
Góc của ban quản trị và đơn vị vận hành
Bài viết công bằng thì phải nói cả phía bên kia. Đơn vị vận hành chịu chi phí thật: lương bảo vệ, kỹ thuật, điện chạy thang máy, bơm nước, vệ sinh khu chung. Khi chi phí tăng mà giá dịch vụ đứng yên nhiều năm, chất lượng thường đi xuống trước khi ai đó lên tiếng đề nghị tăng phí. Cư dân phản đối mọi đề xuất tăng phí cũng không giải quyết được bài toán đó.
Cách làm lành mạnh là đơn vị vận hành trình bày bảng chi phí minh bạch, ban quản trị thẩm tra, đưa ra hội nghị để cư dân quyết định, kể cả quyết định giảm bớt dịch vụ để giữ giá. Một ban quản trị chủ động công khai thu chi hằng quý thường nhận rất ít đơn khiếu nại, vì phần lớn khiếu nại bắt nguồn từ cảm giác không được biết.
Với cư dân, chất vấn bằng số liệu và quy chế, không bằng bình luận trên nhóm chat toà nhà. Đăng tên, ảnh nhân viên vận hành kèm lời buộc tội trên mạng có thể khiến bạn từ người đúng thành người có lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Không đồng ý mức phí mới thì có được tự ý đóng theo mức cũ không?
Bạn có thể đóng theo mức cũ kèm văn bản nêu rõ không đồng ý mức mới vì chưa được hội nghị nhà chung cư thông qua, và đề nghị ban quản trị giải quyết. Cách này giữ thiện chí thanh toán và để lại căn cứ. Không đóng gì cả thì dễ bị coi là nợ phí.
Người thuê căn hộ có được khiếu nại phí dịch vụ không?
Người thuê thường đóng phí theo thoả thuận với chủ nhà, còn quan hệ với đơn vị vận hành và quyền biểu quyết ở hội nghị thuộc về chủ sở hữu. Người thuê vẫn phản ánh được khoản thu sai, nhưng muốn đi tiếp thì nên phối hợp với chủ nhà hoặc có uỷ quyền của chủ nhà.
Đơn vị vận hành khoá thẻ thang máy vì nợ phí có đúng không?
Việc hạn chế dịch vụ với căn hộ nợ phí chỉ có thể làm trong phạm vi quy chế đã được thông qua và quy định hiện hành cho phép. Những biện pháp ảnh hưởng tới nhu cầu thiết yếu dễ bị phản đối. Bạn đề nghị đơn vị vận hành chỉ ra căn cứ trong quy chế và khiếu nại lên ban quản trị nếu không có.
Có xem được hợp đồng giữa ban quản trị và đơn vị vận hành không?
Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có quyền được biết thông tin về việc quản lý vận hành và thu chi. Bạn gửi đề nghị bằng văn bản tới ban quản trị. Nếu bị từ chối không có lý do, nêu trong đơn gửi cơ quan có thẩm quyền như một sai phạm riêng.
Toà nhà chưa có ban quản trị thì khiếu nại ai?
Giai đoạn trước hội nghị nhà chung cư lần đầu, chủ đầu tư thường tạm đảm nhận việc quản lý vận hành. Khiếu nại gửi chủ đầu tư; đồng thời cư dân có thể đề nghị tổ chức hội nghị lần đầu khi đủ điều kiện theo quy định để bầu ban quản trị.
Phí gửi xe ô tô trong hầm có bị giới hạn không?
Mức phí trông giữ xe cho cư dân thường được quy định trong quy chế và chịu khung giá do tỉnh ban hành nếu có áp dụng. Bạn đối chiếu quy chế toà nhà, quyết định của hội nghị và văn bản giá của tỉnh nơi có chung cư; chênh lệch không có căn cứ thì khiếu nại.