Người không biết chữ, người cao tuổi mắt kém hay tay run vẫn tự mình khiếu nại được: người khác viết hộ, người khiếu nại nghe đọc lại rồi ký hoặc điểm chỉ, và đơn ghi rõ ai là người viết hộ. Điểm cần giữ là lá đơn phải là ý của người khiếu nại, không phải ý của người cầm bút. Viết hộ khác với khiếu nại thay; khiếu nại thay là uỷ quyền và có thủ tục riêng.
Bài dành cho con cháu, hàng xóm, cán bộ đoàn thể hay ai đang ngồi viết đơn giúp người khác: hỏi chuyện sao cho đúng ý, ghi những gì về người viết hộ, điểm chỉ thế nào, đọc lại ra sao, và những sai lầm khiến đơn viết hộ bị nghi ngờ. Bài cũng nhắc lựa chọn nhờ chính nơi tiếp công dân ghi lại nội dung, một cách nhiều người chưa biết.
Viết hộ, khiếu nại thay và uỷ quyền: ba việc khác nhau
Viết hộ là bạn giúp người khiếu nại chuyển lời của họ thành chữ. Người khiếu nại vẫn là họ, họ ký hoặc điểm chỉ, họ nhận văn bản trả lời, họ đi đối thoại nếu được mời. Bạn chỉ là người cầm bút, và trong đơn nên có một dòng ghi rõ điều đó.
Khiếu nại thay là khi người khiếu nại không thể tự khiếu nại, ví dụ đang ốm nặng, già yếu không đi lại được, hoặc là người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi. Lúc đó người đại diện theo pháp luật hoặc người thân trong phạm vi luật cho phép có thể khiếu nại thay, hoặc người khiếu nại uỷ quyền cho người khác. Giấy tờ, phạm vi và điều kiện của việc này được viết riêng ở danh mục uỷ quyền khiếu nại của cụm.
Nhầm hai việc này gây rắc rối thật. Người con viết hộ rồi tự ký tên mình vào chỗ người khiếu nại, hoặc ký tên mẹ thay mẹ, là làm cho đơn có vấn đề về chữ ký. Nếu mẹ không ký được, mẹ điểm chỉ. Nếu mẹ không thể tham gia gì, đó là trường hợp khiếu nại thay hoặc uỷ quyền, không phải viết hộ.
Hỏi chuyện trước khi viết
Người viết hộ hay mắc lỗi viết theo hiểu biết của mình thay vì hỏi cho ra câu chuyện của người khiếu nại. Một buổi hỏi chuyện tốt đi theo thứ tự:
- Hỏi việc gì đã xảy ra, để người khiếu nại tự kể từ đầu, bạn chỉ nghe và ghi nháp.
- Hỏi lại các mốc: ngày nào, ở đâu, gặp ai, họ nói gì. Người cao tuổi thường nhớ theo sự kiện hơn theo ngày; hỏi "trước hay sau Tết", "lúc lúa trổ hay lúc gặt" rồi đối chiếu với giấy tờ.
- Xem tất cả giấy tờ họ đang giữ: quyết định, giấy hẹn, biên nhận. Đọc to cho họ nghe từng tờ để cùng xác định cái nào liên quan.
- Hỏi họ muốn điều gì xảy ra. Đây là câu quan trọng nhất; nhiều người chỉ muốn được giải thích, không muốn huỷ quyết định.
- Tóm tắt lại bằng lời cho họ nghe và hỏi "con hiểu vậy có đúng không", sửa tới khi họ gật.
Đừng gợi ý cho họ những yêu cầu mà họ không nghĩ tới. Bạn có thể giải thích các lựa chọn, nhưng quyết định yêu cầu gì là của người khiếu nại. Một yêu cầu do người viết hộ thêm vào mà người khiếu nại không hiểu sẽ lộ ra ngay ở buổi đối thoại.
Viết đơn: giữ lời của người khiếu nại
Đơn viết hộ vẫn cần đủ phần như mọi lá đơn khiếu nại: ngày tháng, người khiếu nại, đối tượng bị khiếu nại, nội dung, lý do, yêu cầu, tài liệu kèm theo, chữ ký hoặc điểm chỉ. Khác biệt nằm ở giọng văn. Nên viết bằng những từ người khiếu nại thật sự dùng, chỉ sắp xếp lại cho rõ ràng, đừng chuyển thành văn phong pháp lý mà chính họ không hiểu. Khi được mời đối thoại, người khiếu nại phải tự giải thích đơn của mình; một lá đơn họ hiểu từng câu là lá đơn họ bảo vệ được.
Viết ở ngôi thứ ba hoặc ghi rõ người kể là ai đều được, miễn là người đọc hiểu đây là lời trình bày của người khiếu nại. Cách thường thấy là mở đầu "Người khiếu nại: bà Nguyễn Thị A, sinh năm…, cư trú tại…", rồi từng đoạn trình bày như bà A đang kể. Tránh xen bình luận của người viết hộ vào giữa.
Chữ viết tay phải rõ, hoặc đánh máy rồi in. Nếu đánh máy, nên để cỡ chữ lớn để khi đọc lại người khiếu nại có thể nhìn theo nếu còn đọc được ít nhiều. Không viết tắt, không dùng ký hiệu riêng.
Dòng ghi về người viết hộ và cách xác nhận
Phần cuối đơn viết hộ nên có đủ các thông tin sau để người tiếp nhận không phải hỏi lại:
| Mục | Nên ghi gì | Vì sao |
|---|---|---|
| Xác nhận của người khiếu nại | Chữ ký nếu ký được; nếu không, điểm chỉ ngón trỏ, ghi rõ ngón nào, tay nào | Thể hiện người khiếu nại đồng ý nội dung |
| Dòng về người viết hộ | Họ tên, quan hệ với người khiếu nại, nơi cư trú, cách liên lạc, chữ ký | Cơ quan biết ai đã soạn, có thể hỏi lại khi cần |
| Câu xác nhận đã đọc lại | Ví dụ "Đơn do ông B viết hộ theo lời bà A, đã đọc lại cho bà A nghe, bà A đồng ý và điểm chỉ" | Chứng minh nội dung là ý người khiếu nại |
| Người chứng kiến (nếu có) | Họ tên, chữ ký của một người khác có mặt lúc đọc lại | Tăng độ tin cậy với người không biết chữ |
Không cần chứng thực chữ ký hay điểm chỉ cho đơn khiếu nại thông thường. Nếu nơi tiếp nhận có yêu cầu khác, họ sẽ hướng dẫn; trong lúc chờ, cứ ghi đầy đủ như bảng trên.
Đọc lại và điểm chỉ cho đúng
Đọc toàn bộ, không đọc lướt. Đọc to, chậm, từng đoạn, dừng lại hỏi người khiếu nại có đúng không. Người cao tuổi ngại làm phiền thường gật cho xong; hãy hỏi những câu cụ thể như "chỗ này ghi ông cán bộ nói thế, có đúng không".
Đọc bởi người khác nếu có thể. Khi người viết hộ cũng là người thân có lợi ích liên quan, nhờ một người khác đọc lại lần nữa giúp đơn khách quan hơn.
Điểm chỉ rõ nét. Dùng mực dấu, ấn ngón trỏ ở vị trí ký, cạnh tên người khiếu nại. Vân tay nhoè có thể bị yêu cầu làm lại. Ghi chú bên cạnh ngón tay nào.
Mỗi trang một dấu nếu đơn nhiều trang. Với đơn dài, điểm chỉ hoặc ký ở cuối mỗi trang giúp chứng minh không trang nào bị thay sau đó. Đánh số trang kiểu 1/3, 2/3, 3/3 trước khi đọc lại.
Không sửa sau khi đã điểm chỉ. Nếu phát hiện sai sau khi người khiếu nại đã điểm chỉ, viết lại cả trang hoặc ghi phần đính chính ở cuối và đọc lại phần đó, rồi xin họ điểm chỉ thêm cạnh chỗ đính chính. Tự gạch xoá sau đó dễ bị coi là sửa đơn không có sự đồng ý.
Những sai lầm khiến đơn viết hộ bị nghi ngờ
Người tiếp nhận đơn gặp nhiều đơn viết hộ mỗi tháng và nhận ra rất nhanh đơn nào có vấn đề. Các lỗi hay gặp nhất:
- Đơn đầy thuật ngữ pháp lý, trích dẫn dày đặc, trong khi người khiếu nại khi được hỏi lại không giải thích được nội dung.
- Chữ ký ở chỗ người khiếu nại giống hệt nét chữ trong thân đơn, cho thấy người viết hộ đã ký thay.
- Không có dòng nào cho biết ai viết hộ, khiến cơ quan nghĩ người khiếu nại tự viết rồi lại thấy họ không biết chữ.
- Yêu cầu trong đơn rộng hơn nhiều so với điều người khiếu nại nói khi được hỏi, như đòi kỷ luật cán bộ trong khi họ chỉ muốn được cấp giấy.
- Thông tin cá nhân của người viết hộ chiếm chỗ của người khiếu nại, ví dụ để địa chỉ nhận văn bản là nhà người viết hộ mà không giải thích.
- Nhiều đơn của nhiều người khác nhau nhưng cùng một nét chữ, cùng câu chữ, cho thấy có người đứng ra viết hàng loạt.
Lỗi cuối cùng đáng nói thêm: giúp một người viết đơn là việc tốt, nhưng đi viết đơn hàng loạt cho cả khu, gom yêu cầu, hứa hẹn kết quả thì dễ bị nhìn như đứng sau kích động khiếu nại. Nếu nhiều người cùng bị ảnh hưởng, cách đúng là đơn chung có người đại diện được chính họ cử ra.
Nhờ nơi tiếp công dân ghi lại: lựa chọn nhiều người chưa biết
Nếu trong nhà không ai viết được, hoặc người thân ở xa, người khiếu nại có thể đến nơi tiếp công dân và trình bày bằng lời. Người tiếp có trách nhiệm hướng dẫn viết đơn hoặc ghi lại nội dung thành văn bản, đọc lại cho người khiếu nại nghe, rồi để họ ký hoặc điểm chỉ. Văn bản này có giá trị như một lá đơn. Cách này có lợi ở chỗ người ghi là cán bộ quen việc, biết cần những thông tin gì, và chính việc tiếp nhận đã được ghi ngày tháng rõ ràng.
Với người dân tộc thiểu số không thạo tiếng Việt, nên đi cùng một người thân biết tiếng để giúp trình bày. Với người khuyết tật nghe nói, hỏi trước nơi tiếp xem có hỗ trợ phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu không, hoặc đi cùng người thân biết giao tiếp.
Hội người cao tuổi, hội phụ nữ, mặt trận ở xã, phường cũng thường giúp hội viên trình bày, hướng dẫn nơi gửi đơn. Với người có hoàn cảnh khó khăn, có thể hỏi thêm về trợ giúp pháp lý miễn phí của nhà nước dành cho một số nhóm người theo quy định; điều kiện được hưởng nên hỏi tại trung tâm trợ giúp pháp lý của tỉnh. Họ không giải quyết khiếu nại, nhưng có thể đi cùng và giúp người cao tuổi bớt lúng túng khi làm việc với cơ quan.
Câu hỏi thường gặp
Con viết đơn rồi ký tên mẹ được không?
Không nên. Ký tên người khác là làm sai chữ ký, có thể khiến đơn bị coi là không hợp lệ và gây rắc rối cho người ký thay. Nếu mẹ không ký được thì mẹ điểm chỉ, còn con ký ở dòng người viết hộ.
Người viết hộ có bị liên đới trách nhiệm nếu nội dung đơn sai không?
Nếu bạn chỉ ghi đúng lời người khiếu nại kể và đã đọc lại cho họ đồng ý, trách nhiệm về nội dung thuộc người khiếu nại. Nếu bạn tự thêm thông tin sai hoặc xúi giục khiếu nại sai sự thật, bạn có thể phải chịu trách nhiệm cùng.
Người khiếu nại có cần đi đối thoại không, hay người viết hộ đi thay?
Người viết hộ không mặc nhiên đi thay. Nếu người khiếu nại không thể đi, cần uỷ quyền hợp lệ hoặc thuộc trường hợp được khiếu nại thay. Người viết hộ có thể đi cùng để hỗ trợ, nếu cơ quan đồng ý.
Điểm chỉ ngón nào là đúng?
Thông lệ là ngón trỏ, ghi rõ tay phải hay tay trái. Điều quan trọng là ghi chú ngón đã dùng để có thể đối chiếu khi cần. Nếu ngón trỏ bị tổn thương, dùng ngón khác và ghi rõ.
Đơn viết hộ có cần người làm chứng không?
Không bắt buộc, nhưng nên có với người không biết chữ hoặc khi người viết hộ có quan hệ lợi ích với vụ việc. Một người làm chứng đứng ngoài, có mặt lúc đọc lại, giúp chứng minh đơn đúng là ý người khiếu nại.
Người cao tuổi đổi ý sau khi đã gửi đơn thì sao?
Họ có quyền rút khiếu nại hoặc gửi đơn bổ sung, điều chỉnh yêu cầu. Người viết hộ giúp họ viết văn bản rút hoặc bổ sung theo cùng cách: viết theo lời họ, đọc lại, để họ ký hoặc điểm chỉ.