Theo Luật Tiếp công dân 2013, người đứng đầu chính quyền và nhiều cơ quan phải trực tiếp tiếp công dân theo lịch định kỳ, ngoài lịch tiếp thường xuyên do bộ phận tiếp công dân đảm nhận. Với một khiếu nại đã nằm im lâu, buổi tiếp định kỳ của Chủ tịch UBND cấp xã hoặc cấp tỉnh là một trong những cơ hội tốt để vụ việc được người có thẩm quyền nghe trực tiếp.
Nhưng thời gian mỗi người được trình bày thường ngắn, và người tiếp cần nắm việc nhanh để ra chỉ đạo. Người đến với một túi giấy tờ lộn xộn, kể lại từ đầu câu chuyện nhiều năm, thường ra về chỉ với một câu "sẽ xem xét". Bài này hướng dẫn cách xem lịch, đăng ký, chuẩn bị một bản tóm tắt, nói gì trong mấy phút được nghe, và theo dõi những gì được hứa sau buổi tiếp.
Tiếp định kỳ khác tiếp thường xuyên ở đâu
Tiếp thường xuyên là việc của bộ phận, ban tiếp công dân: cán bộ chuyên trách nhận đơn, nghe trình bày, hướng dẫn, phân loại rồi chuyển đến nơi xử lý. Đây là kênh bạn có thể đến hầu như mọi ngày làm việc. Nó tốt cho việc nộp đơn và hỏi thủ tục, nhưng cán bộ tiếp thường xuyên không có quyền quyết định nội dung vụ việc.
Tiếp định kỳ là buổi người đứng đầu, như Chủ tịch UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, thủ trưởng sở ngành, trực tiếp ngồi tiếp. Luật quy định số buổi tối thiểu theo từng cấp; con số cụ thể hãy đối chiếu Luật Tiếp công dân và văn bản hướng dẫn hiện hành. Người tiếp có thẩm quyền chỉ đạo ngay: giao cơ quan nào kiểm tra, trong bao lâu phải báo cáo.
Ngoài ra luật còn có tiếp đột xuất, khi vụ việc phức tạp, nhiều người cùng khiếu nại, hoặc có nguy cơ gây hậu quả nghiêm trọng. Tiếp đột xuất không phải thứ người dân "xin" được theo ý mình; nó do người đứng đầu quyết định khi thấy cần. Với một hồ sơ bị ngâm thông thường, tiếp định kỳ là kênh thực tế nhất.
Xem lịch và đăng ký
Lịch tiếp định kỳ phải được công khai. Cách tìm và đăng ký thường như sau, nhưng mỗi địa phương có thể khác đôi chút.
- Xem lịch niêm yết tại trụ sở tiếp công dân hoặc trụ sở UBND, hoặc trên cổng thông tin điện tử của tỉnh, xã. Lịch thường ghi ngày, buổi, người tiếp.
- Hỏi bộ phận tiếp công dân xem có cần đăng ký trước không, đăng ký bằng cách nào, có giới hạn số người mỗi buổi không.
- Khi đăng ký, nói ngắn nội dung vụ việc và nêu rõ đây là khiếu nại đã gửi, đã thụ lý hoặc đã quá hạn, để cán bộ chuẩn bị hồ sơ liên quan cho người tiếp.
- Nếu vụ việc của bạn thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, đăng ký buổi tiếp của lãnh đạo tỉnh; nếu thuộc cấp xã, đăng ký buổi tiếp của chủ tịch xã. Đăng ký nhầm cấp thường chỉ được hướng dẫn về đúng nơi.
- Ghi lại tên người nhận đăng ký, ngày giờ hẹn; mang theo giấy tờ tuỳ thân khi đến.
Nếu nhiều người cùng một vụ việc, luật yêu cầu cử người đại diện để trình bày, thay vì kéo cả nhóm vào phòng tiếp. Cử ra một đến vài người nắm rõ hồ sơ, có giấy cử đại diện, sẽ được nghe tốt hơn nhiều so với một đám đông.
Chuẩn bị một trang tóm tắt cho người tiếp
Thứ hữu ích nhất bạn có thể mang theo là một trang tóm tắt in sẵn, đưa cho người tiếp ngay khi bắt đầu. Trang này nên có:
- Họ tên, địa chỉ, cách liên lạc của bạn.
- Một câu về việc bị khiếu nại: quyết định số mấy, ngày nào, của ai, hoặc hành vi gì, ở đâu.
- Mốc thời gian theo thứ tự: ngày gửi đơn, ngày thụ lý, các lần làm việc, văn bản đã nhận, tình trạng hiện tại.
- Điều bạn đề nghị người tiếp làm trong buổi này, ví dụ chỉ đạo ban hành quyết định giải quyết, giao đơn vị cụ thể xác minh, cho biết lý do chậm.
- Danh mục giấy tờ kèm theo, đánh số.
- Không quá một trang; chữ to vừa đủ đọc, không viết tay khó đọc.
Mang theo bộ bản sao giấy tờ đã đánh số theo danh mục để đưa lại nếu được yêu cầu, giữ bản gốc ở nhà. Một tập giấy gọn gàng cho người tiếp thấy bạn đã đi đúng trình tự, và việc chỉ đạo xử lý dễ hơn nhiều so với một túi giấy lẫn lộn mà người tiếp phải lật tìm.
Nói gì trong mấy phút được nghe
Mở bằng tình trạng, không mở bằng lịch sử. Câu đầu tiên nên là: đơn khiếu nại quyết định gì, gửi ngày nào, đến nay ra sao. Người tiếp cần biết ngay vụ việc đang kẹt ở khâu nào, lịch sử nhiều năm có thể đọc trong giấy tờ.
Nêu một đề nghị cụ thể. Thay vì "mong lãnh đạo quan tâm", hãy nói "đề nghị giao đơn vị giải quyết ban hành quyết định trong thời hạn" hoặc "đề nghị cho biết vì sao đơn chưa được thụ lý". Một đề nghị cụ thể dễ được ghi thành chỉ đạo cụ thể.
Trả lời câu hỏi ngắn và đúng câu hỏi. Người tiếp thường hỏi lại vài điểm để hiểu. Trả lời trực tiếp, nếu không nhớ thì chỉ vào giấy tờ số mấy trong danh mục, đừng kể vòng sang chuyện khác.
Giữ bình tĩnh dù bức xúc. Lời lẽ nặng nề, cáo buộc chung chung về cán bộ làm buổi tiếp đi chệch khỏi nội dung. Bạn vẫn nên nói rõ mình đã chờ lâu và bị ảnh hưởng ra sao, nhưng bằng sự việc.
Hỏi rõ bước tiếp theo trước khi ra về. Ai sẽ xử lý, trong bao lâu, bạn nhận kết quả bằng hình thức nào. Nếu có biên bản hoặc sổ ghi nội dung buổi tiếp, đề nghị được đọc lại phần ghi về việc của mình.
Sau buổi tiếp: theo dõi những gì đã được hứa
Kết quả của buổi tiếp định kỳ thường là một chỉ đạo: giao cơ quan, bộ phận nào đó kiểm tra, giải quyết, báo cáo. Chỉ đạo này có thể được ghi thành thông báo kết luận buổi tiếp công dân, gửi cho cơ quan được giao và đôi khi cho người được tiếp. Nếu bạn không được gửi, hãy hỏi bộ phận tiếp công dân xin thông tin về nội dung chỉ đạo đối với vụ việc của mình.
Ghi lại ngày buổi tiếp, người tiếp, nội dung chỉ đạo và thời hạn nếu có. Khi hết thời hạn mà không thấy gì, gửi văn bản tới cơ quan được giao, trích nội dung chỉ đạo, đề nghị cho biết kết quả. Đây là văn bản có sức nặng hơn đơn đôn đốc thông thường, vì nó dựa trên chỉ đạo của người đứng đầu.
Buổi tiếp định kỳ không thay thủ tục khiếu nại. Nó giúp vụ việc được chú ý và đôn đốc, nhưng kết quả pháp lý vẫn phải là quyết định giải quyết khiếu nại. Trong lúc theo dõi, bạn vẫn giữ quyền khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện khi hết thời hạn, và nên tính thời hiệu song song.
Không tự đến được: người cao tuổi, người khuyết tật, người ở xa
Người cao tuổi, người bệnh, người khuyết tật hoặc người đang sống xa nơi có vụ việc có thể khó tự đến buổi tiếp. Trong trường hợp này, có thể nhờ người khác đi cùng để hỗ trợ đi lại và trình bày, hoặc nhờ người đại diện theo uỷ quyền đi thay nếu quy định cho phép với loại việc đó. Hãy hỏi trước bộ phận tiếp công dân về giấy tờ người đi thay cần mang.
Người đi cùng hoặc đi thay nên nắm hồ sơ không kém người khiếu nại: đọc trước trang tóm tắt, biết mốc thời gian, biết người khiếu nại muốn đề nghị điều gì. Một người đi thay không rõ việc dễ làm buổi tiếp trôi qua mà không có chỉ đạo cụ thể.
Người không đọc thông thạo tiếng Việt hoặc dùng ngôn ngữ ký hiệu có thể đề nghị hỗ trợ người phiên dịch. Luật Tiếp công dân đặt ra yêu cầu tạo điều kiện cho những người gặp khó khăn khi trình bày; báo trước khi đăng ký để nơi tiếp sắp xếp.
Ví dụ giả định: một cụ ông ở Tuyên Quang đã khiếu nại việc không được xét trợ cấp, nhưng đi lại khó. Con gái làm việc ở tỉnh khác về dự buổi tiếp định kỳ của chủ tịch xã, mang giấy uỷ quyền, trang tóm tắt và bản sao giấy tờ của cha; buổi tiếp kết thúc với chỉ đạo giao công chức phụ trách rà lại hồ sơ trong thời hạn cụ thể.
Những điều không nên làm khi đi tiếp công dân
Không kéo theo đông người không liên quan, không mang băng rôn, khẩu hiệu, không tụ tập trước trụ sở. Luật Tiếp công dân yêu cầu người đến trình bày tôn trọng nơi tiếp, chấp hành nội quy, và người tiếp có quyền từ chối tiếp người vi phạm nội quy hoặc người đang trong tình trạng không làm chủ được hành vi. Một buổi tiếp bị dừng vì ồn ào làm vụ việc chậm thêm.
Không ghi âm, quay phim tuỳ tiện rồi đăng lên mạng kèm lời bình về cán bộ. Nếu muốn ghi lại để nhớ, hỏi trước và tuân theo nội quy nơi tiếp; nội dung ghi được chỉ để bạn dùng, không phải để bêu tên.
Không đem cùng một vụ việc đi trình bày ở nhiều buổi tiếp khác nhau, nhiều cấp khác nhau cùng lúc. Luật cho phép từ chối tiếp người khiếu nại về việc đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật, đã được kiểm tra, rà soát và trả lời. Nếu vụ việc của bạn đã có kết quả cuối cùng mà bạn không đồng ý, con đường đúng là khởi kiện nếu còn thời hiệu, không phải đi tiếp các buổi tiếp dân. Ở bước cân nhắc này, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải đăng ký trước mới được dự buổi tiếp định kỳ không?
Tuỳ địa phương. Nhiều nơi khuyến khích đăng ký trước để chuẩn bị hồ sơ, có nơi nhận trực tiếp trong buổi. Hỏi bộ phận tiếp công dân trước vài ngày là cách chắc nhất để không đến rồi phải về.
Chủ tịch xã bận, cử phó chủ tịch tiếp thì có giá trị không?
Người đứng đầu có thể uỷ quyền cho cấp phó tiếp công dân trong một số trường hợp theo quy định. Phó chủ tịch được uỷ quyền vẫn có thể chỉ đạo xử lý; bạn trình bày như bình thường và ghi lại nội dung chỉ đạo.
Đi tiếp công dân có cần mang theo đơn không?
Nên mang. Nếu đã gửi đơn trước đó, mang bản sao đơn, biên nhận và giấy tờ liên quan. Nếu chưa gửi, bạn có thể trình bày bằng lời và người tiếp sẽ ghi lại, nhưng mang sẵn đơn giúp việc tiếp nhận rõ ràng hơn.
Nhiều hộ cùng bị ảnh hưởng thì nên đi bao nhiêu người?
Nên cử người đại diện, thường một vài người, có văn bản cử đại diện của các hộ. Người đại diện nắm rõ hồ sơ trình bày hiệu quả hơn một nhóm đông, và đúng với yêu cầu của luật về khiếu nại nhiều người.
Sau buổi tiếp không nhận được văn bản nào thì phải làm sao?
Hỏi bộ phận tiếp công dân về nội dung chỉ đạo đối với vụ việc của bạn, xin thông tin cơ quan được giao và thời hạn. Sau đó gửi văn bản tới cơ quan được giao đề nghị cho biết kết quả, trích ngày buổi tiếp.