Sau khi thụ lý, người giải quyết khiếu nại giao người xác minh thu thập thông tin, tài liệu để làm rõ đúng sai; người khiếu nại có quyền trình bày, nộp chứng cứ, và được biết, đọc, sao chụp tài liệu, chứng cứ đã thu thập, trừ thông tin thuộc bí mật theo luật. Báo cáo kết quả xác minh là nền để ra quyết định giải quyết, nên những gì bạn đưa ra ở giai đoạn này nặng ký hơn mọi lá đơn viết sau.
Nhiều người khiếu nại chỉ tập trung vào lá đơn, rồi đến buổi làm việc xác minh thì đi tay không, nói theo cảm xúc, ký biên bản không đọc. Bài này hướng dẫn cách bước vào giai đoạn xác minh như một người hiểu việc: đọc giấy mời, chuẩn bị chứng cứ, trình bày, đọc biên bản, và dùng quyền xem hồ sơ của mình. Căn cứ là Luật Khiếu nại 2011 và văn bản hướng dẫn; tổ chức thanh tra được sắp xếp lại theo Luật Thanh tra 2025 nên người xác minh có thể thuộc đơn vị khác với trước, bạn cứ hỏi rõ khi nhận giấy mời.
Xác minh là gì và ai làm việc này
Xác minh là việc thu thập, kiểm tra thông tin để trả lời câu hỏi cốt lõi: quyết định hoặc hành vi bị khiếu nại đúng hay sai, đúng một phần hay sai một phần. Người giải quyết khiếu nại có thể tự xác minh, nhưng phổ biến hơn là giao cho cơ quan thanh tra hoặc một bộ phận chuyên môn, thường gọi là tổ xác minh hoặc người được giao xác minh.
Người xác minh có quyền yêu cầu bạn, người bị khiếu nại và các cơ quan liên quan cung cấp thông tin, tài liệu; làm việc trực tiếp với từng bên; xem xét hiện trường; trưng cầu giám định khi cần kết luận chuyên môn như đo đạc, chất lượng công trình, chữ ký. Kết thúc, họ lập báo cáo kết quả xác minh gửi người giải quyết, trong đó nêu điều đã làm rõ và kiến nghị hướng giải quyết.
Điều quan trọng là người xác minh làm việc với cả hai phía. Cán bộ hoặc cơ quan bị khiếu nại cũng phải giải trình về quyết định của mình. Vì thế, những gì bạn đưa ra sẽ được đặt cạnh lời giải trình của bên kia. Chứng cứ cụ thể, có ngày tháng, có nguồn gốc rõ ràng luôn thắng những lời khẳng định chung chung.
Đọc giấy mời làm việc trước khi đi
Giấy mời xác minh thường ngắn. Đọc kỹ từng dòng sẽ cho bạn biết nhiều hơn bạn nghĩ về hướng đi của buổi làm việc.
| Dòng trong giấy mời | Cho bạn biết gì | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Cơ quan, bộ phận mời | Ai đang xác minh | Ghi lại; đây là đầu mối gửi tài liệu bổ sung sau này |
| Nội dung làm việc | Phần nào của khiếu nại đang được làm rõ | Chuẩn bị chứng cứ đúng vào phần đó, không mang lan man |
| Thời gian, địa điểm | Buổi làm việc ở trụ sở hay tại hiện trường | Không đến được thì báo trước bằng văn bản, đề nghị lịch khác và nêu lý do |
| Tài liệu cần mang | Người xác minh đang thiếu gì | Mang bản gốc để đối chiếu và bản sao để nộp lại |
| Thành phần | Có mời người bị khiếu nại cùng lúc không | Nếu làm việc chung, chuẩn bị tinh thần nghe bên kia trình bày mà không ngắt lời |
Nếu giấy mời chỉ ghi chung "làm việc về đơn khiếu nại", bạn có thể gọi trước cho đầu mối để hỏi nội dung cụ thể. Hỏi như vậy là bình thường và giúp buổi làm việc hiệu quả cho cả hai bên.
Mang gì theo khi đi làm việc xác minh
Một tập hồ sơ gọn, có thứ tự, giúp người xác minh hiểu việc nhanh và cho thấy bạn nghiêm túc. Gợi ý những thứ nên có:
- Giấy tờ tuỳ thân, giấy mời, thông báo thụ lý.
- Bản gốc và bản sao quyết định hoặc văn bản bị khiếu nại; nếu khiếu nại hành vi thì những gì ghi nhận hành vi đó.
- Chứng cứ theo dòng thời gian: biên bản, đơn từ đã nộp, giấy biên nhận, ảnh chụp có thời gian, tin nhắn, thư điện tử in ra.
- Bản ghi âm, ghi hình nếu có, kèm ghi chú thời gian, địa điểm và hoàn cảnh ghi; nên thu thập theo cách hợp pháp, không lén ghi ở nơi cấm.
- Danh sách người làm chứng có thể xác nhận, kèm thông tin liên lạc và điều họ biết.
- Một trang tóm tắt: sự việc, điều bạn cho là sai, căn cứ, và yêu cầu cụ thể.
- Giấy uỷ quyền nếu người khác đi thay, hoặc giấy tờ của luật sư, trợ giúp viên pháp lý đi cùng.
Đánh số trang các bản sao và ghi danh mục ở trang đầu. Khi nộp, đề nghị người xác minh ký nhận vào danh mục hoặc ghi vào biên bản là đã nhận những tài liệu nào. Đây là cách đơn giản để sau này không ai nói bạn chưa nộp.
Trình bày trong buổi làm việc: điều nên và không nên
Bám vào sự việc, nói theo thứ tự thời gian. Bắt đầu từ ngày nhận quyết định hoặc ngày xảy ra hành vi, rồi đi lần lượt. Người xác minh cần dựng lại dòng thời gian, bạn giúp họ làm việc đó thì lời bạn được ghi đầy đủ hơn.
Tách rõ điều mình biết và điều mình đoán. Câu như "cán bộ ấy chắc chắn có ý trù dập" là suy đoán. Câu như "ngày 12, cán bộ trả hồ sơ và nói phải bổ sung giấy xác nhận không có trong danh mục" là sự việc. Chỉ loại thứ hai mới đi vào báo cáo xác minh.
Trả lời đúng câu được hỏi. Nếu không nhớ, nói không nhớ và xin bổ sung sau. Trả lời đại khái rồi sau đó đính chính sẽ làm giảm độ tin cậy của toàn bộ lời trình bày.
Nêu yêu cầu cụ thể. Bạn muốn huỷ quyết định, sửa một phần, buộc chấm dứt hành vi, hay bồi thường thiệt hại? Yêu cầu càng rõ, kiến nghị trong báo cáo càng sát với điều bạn cần.
Giữ bình tĩnh khi bị hỏi vặn. Người xác minh có trách nhiệm hỏi cả những điểm bất lợi cho bạn. Đó không phải là đứng về phía bên kia, mà là để báo cáo không bị bác ở cấp trên.
Không cung cấp thông tin sai, không nộp giấy tờ đáng ngờ. Khiếu nại sai sự thật có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm. Một tài liệu đáng ngờ còn kéo theo nghi ngờ với cả những chứng cứ thật.
Khi người xác minh xuống hiện trường hoặc trưng cầu giám định
Với những việc liên quan đến công trình, ranh giới, hàng hoá, sổ sách, người xác minh thường phải xem tận nơi hoặc nhờ đơn vị chuyên môn kết luận. Bạn chuẩn bị theo các bước sau để buổi kiểm tra không thiếu dữ kiện:
- Hỏi trước ngày giờ, thành phần đoàn, nội dung sẽ kiểm tra; nếu là nhà ở hoặc nơi kinh doanh của bạn thì sắp xếp có người ở nhà để mở cửa, chỉ dẫn.
- Chuẩn bị lại hiện trạng nếu có thể: không sửa chữa, dọn dẹp làm mất dấu vết của sự việc đang khiếu nại; nếu buộc phải sửa vì an toàn, chụp ảnh và quay phim kỹ trước khi sửa.
- Trong lúc kiểm tra, chỉ cho đoàn những điểm liên quan, nói ngắn gọn, không tranh cãi tại chỗ với bên bị khiếu nại nếu họ cùng có mặt.
- Đề nghị ghi vào biên bản hiện trường những gì đoàn thực tế thấy, đo được; nếu bạn thấy đoàn bỏ sót điểm nào, đề nghị ghi thêm ý kiến của mình.
- Nếu có trưng cầu giám định, hỏi tên đơn vị giám định, nội dung cần giám định và khi nào có kết luận; bạn có thể đề xuất thêm câu hỏi cần làm rõ.
- Khi có kết luận giám định, đề nghị được đọc; nếu không đồng ý, gửi ý kiến bằng văn bản nêu lý do và đề nghị xem xét giám định lại theo quy định.
Kết luận chuyên môn thường nặng ký trong báo cáo xác minh. Bạn không cần tự làm chuyên gia, nhưng nên hỏi người hiểu nghề đọc hộ trước khi gửi ý kiến phản bác, để lý lẽ đứng được.
Biên bản làm việc: đọc kỹ trước khi ký
Mỗi buổi làm việc xác minh thường được lập biên bản, ghi thành phần, nội dung trình bày, tài liệu giao nhận và ý kiến của các bên. Biên bản này đi thẳng vào hồ sơ giải quyết, nên một câu ghi lệch ý bạn có thể theo hồ sơ đi đến tận quyết định cuối cùng.
Bạn có quyền đọc lại toàn bộ trước khi ký. Nếu có chỗ ghi chưa đúng, đề nghị sửa ngay; nếu người lập không đồng ý sửa, bạn ghi ý kiến của mình vào cuối biên bản, viết rõ đoạn nào bạn không đồng ý và vì sao. Ghi cả danh mục tài liệu đã giao để tránh tranh cãi sau này.
Bạn cũng nên đề nghị được nhận một bản biên bản hoặc chụp lại bản đã ký. Nếu vì lý do nào đó không được giao bản sao, hãy về nhà ghi ngay lại những gì đã trình bày và đã nộp, ghi ngày giờ, rồi gửi một văn bản ngắn tới người xác minh để xác nhận lại những điểm chính. Văn bản đó nằm trong hồ sơ và là chỗ dựa nếu biên bản sau này bị ghi khác.
Quyền xem, sao chụp tài liệu người xác minh thu thập
Luật Khiếu nại cho người khiếu nại quyền được biết, đọc, sao chụp, sao chép tài liệu, chứng cứ do người giải quyết khiếu nại thu thập để giải quyết việc của mình, trừ thông tin, tài liệu thuộc bí mật theo quy định. Quyền này thường bị bỏ quên, trong khi đó là cách tốt nhất để biết bên bị khiếu nại đã giải trình những gì.
Cách dùng quyền: gửi văn bản đề nghị được xem, sao chụp tài liệu trong hồ sơ giải quyết khiếu nại, nêu số thông báo thụ lý, và liệt kê nếu bạn biết cụ thể muốn xem gì, ví dụ văn bản giải trình của người bị khiếu nại, kết quả đo đạc, kết luận giám định. Người giải quyết sẽ bố trí thời gian, địa điểm cho bạn xem. Chi phí sao chụp, nếu có, theo quy định của cơ quan.
Khi đọc, chú ý những chỗ bên kia đưa ra thông tin trái với chứng cứ của bạn. Đó là chỗ bạn cần bổ sung phản bác bằng văn bản trước khi báo cáo xác minh được hoàn thành, hoặc mang ra trong buổi đối thoại. Nếu bị từ chối cho xem mà không nêu lý do thuộc bí mật, bạn có thể đề nghị người giải quyết trả lời bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Không đến buổi làm việc xác minh thì có sao không?
Nếu bạn không đến mà không có lý do, người xác minh vẫn có thể hoàn thành báo cáo dựa trên tài liệu đã có, và lời của bạn sẽ thiếu trong hồ sơ. Nếu cố tình không hợp tác kéo dài, việc giải quyết còn có thể bị đình chỉ. Không đến được thì báo trước bằng văn bản và đề nghị lịch khác.
Có được mang luật sư hoặc người thân theo khi đi xác minh không?
Người khiếu nại có quyền nhờ luật sư tư vấn hoặc uỷ quyền cho luật sư khiếu nại; người thuộc diện được trợ giúp pháp lý có thể nhờ trợ giúp viên. Người thân đi cùng để hỗ trợ thường cũng được, nhưng nên báo trước để nơi làm việc sắp xếp và biết rõ ai tham gia với tư cách gì.
Có được ghi âm buổi làm việc xác minh không?
Nên hỏi và được đồng ý trước khi ghi. Ghi âm công khai, có sự đồng ý giúp bạn đối chiếu với biên bản sau này. Lén ghi âm có thể khiến buổi làm việc căng thẳng và gây tranh cãi về giá trị của bản ghi.
Báo cáo kết quả xác minh có được gửi cho người khiếu nại không?
Báo cáo xác minh là tài liệu nội bộ gửi người giải quyết, không phải lúc nào cũng được gửi cho bạn. Tuy vậy, bạn có quyền đề nghị được biết, đọc, sao chụp tài liệu trong hồ sơ theo quy định, và nội dung chính của kết quả xác minh sẽ được nêu trong quyết định giải quyết.
Muốn trưng cầu giám định thì ai trả chi phí?
Việc ai chịu chi phí khi người giải quyết khiếu nại trưng cầu giám định được thực hiện theo quy định hiện hành, bạn nên hỏi rõ người xác minh trước. Nếu bạn tự đi giám định để có chứng cứ nộp kèm, chi phí do bạn trả. Hỏi trước giúp bạn không tốn hai lần cho cùng một việc.
Đã nộp chứng cứ rồi, có còn bổ sung được nữa không?
Được, miễn là trước khi người giải quyết ban hành quyết định. Gửi văn bản bổ sung kèm danh mục tài liệu cho người được giao xác minh, đề nghị ký nhận. Tài liệu nộp càng sớm càng có cơ hội được kiểm tra kỹ và đưa vào báo cáo.