Biên bản đối thoại ghi lại ai dự, ý kiến của từng bên, những điểm đã thống nhất và chưa thống nhất; các bên ký vào biên bản, ai không ký thì ghi rõ lý do, và biên bản được lưu vào hồ sơ làm căn cứ ra quyết định giải quyết khiếu nại. Nói cách khác, sau buổi đối thoại, điều duy nhất còn lại là tờ biên bản. Những gì không được ghi coi như chưa từng được nói.
Cuối buổi đối thoại, mọi người thường mệt, muốn về, và biên bản được đọc lướt rồi ký. Bài này chỉ ra những chỗ cần soát trong biên bản, cách ghi ý kiến khác vào biên bản, chuyện ký hay không ký, và việc theo dõi các thoả thuận đã đạt được để chúng không dừng lại trên giấy.
Một biên bản đối thoại thường có gì
Không có một mẫu duy nhất áp dụng cho mọi nơi, nhưng biên bản đối thoại theo quy định hướng dẫn thường có các phần sau. Biết khung này giúp bạn phát hiện phần nào bị thiếu.
| Phần | Nội dung | Điều cần soát |
|---|---|---|
| Thời gian, địa điểm | Ngày giờ bắt đầu, kết thúc; nơi đối thoại | Khớp với giấy mời và thực tế |
| Thành phần | Người chủ trì, thư ký, người khiếu nại, người bị khiếu nại, người liên quan | Tên và tư cách từng người; người vắng mặt có được ghi không |
| Nội dung khiếu nại, kết quả xác minh | Tóm tắt việc đang giải quyết | Có diễn đạt đúng yêu cầu của bạn không |
| Ý kiến của người khiếu nại | Những gì bạn trình bày, chứng cứ bạn đưa ra | Đủ các ý chính chưa; tài liệu nộp thêm có được ghi tên không |
| Ý kiến của người bị khiếu nại và người liên quan | Giải trình của bên kia | Có ghi những điểm bên kia thừa nhận không |
| Kết quả đối thoại | Điểm thống nhất, điểm chưa thống nhất | Ghi cụ thể hay chỉ ghi chung chung |
| Chữ ký | Chữ ký các bên, ghi lý do nếu ai không ký | Có chỗ trống chưa gạch ở cuối trang không |
Phần kết quả đối thoại là quan trọng nhất. Một dòng như "các bên còn ý kiến khác nhau" gần như vô dụng. Đề nghị ghi cụ thể: thống nhất điểm nào, chưa thống nhất điểm nào, ai có trách nhiệm làm gì tiếp theo.
Soát nhanh trước khi đặt bút ký
Bạn có quyền đọc toàn bộ biên bản trước khi ký, kể cả khi người khác đã ký trước. Đừng ngại xin thêm vài phút. Những điểm nên kiểm:
- Tên, địa chỉ của bạn ghi đúng; nếu bạn dự với tư cách đại diện thì có ghi tư cách đó.
- Yêu cầu của bạn được ghi đúng như bạn nói, không bị thu hẹp hay diễn đạt lại theo cách khác nghĩa.
- Những tài liệu bạn đưa ra tại buổi đối thoại được liệt kê tên.
- Những điều bên bị khiếu nại thừa nhận, nếu có, được ghi lại.
- Mọi thoả thuận đều có người chịu trách nhiệm và thời điểm thực hiện, ít nhất là mốc dự kiến.
- Không có trang nào bị bỏ trống, không có dòng nào để trống phía trên chữ ký.
- Số trang, số bản được ghi; mỗi trang nên có chữ ký nháy của các bên nếu biên bản nhiều trang.
Nếu biên bản viết tay, chữ khó đọc, bạn có thể đề nghị người lập đọc to những đoạn liên quan đến mình. Ký vào một tờ mình không đọc được là rủi ro bạn tự nhận.
Không đồng ý một phần: ghi ý kiến của mình vào biên bản
Đa số trường hợp, cách tốt hơn là vẫn ký nhưng ghi rõ chỗ mình không đồng ý. Làm như sau:
- Đề nghị người lập sửa ngay chỗ ghi sai. Nếu được chấp nhận, sửa trực tiếp và các bên ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
- Nếu người lập không đồng ý sửa, đề nghị được ghi ý kiến riêng ở cuối biên bản, trước phần chữ ký.
- Viết ngắn, cụ thể: "Người khiếu nại không đồng ý đoạn ghi… vì đã trình bày là… và đã nộp tài liệu…"
- Nếu ý kiến dài, ghi một câu tóm tắt và nói rõ sẽ gửi văn bản bổ sung, rồi gửi văn bản đó trong vài ngày sau, ghi số biên bản.
- Ký tên dưới phần ý kiến của mình và vào chỗ chữ ký của biên bản.
- Đề nghị nhận một bản biên bản hoặc chụp lại bản đã ký đầy đủ.
Ký kèm ý kiến khác không có nghĩa là bạn đồng ý với nội dung biên bản. Chữ ký lúc này chỉ xác nhận bạn đã dự và đã đọc. Ý kiến bạn ghi thêm có giá trị ngang các phần khác và người giải quyết phải xem xét.
Từ chối ký biên bản thì điều gì xảy ra
Bạn có quyền không ký. Khi đó người lập biên bản ghi rõ việc bạn không ký và lý do, biên bản vẫn có giá trị và vẫn được đưa vào hồ sơ. Việc không ký không làm buổi đối thoại "không tính", cũng không ngăn người giải quyết ra quyết định.
Vì vậy, không ký chỉ nên là lựa chọn khi biên bản sai nghiêm trọng mà người lập từ chối cả việc sửa lẫn việc cho bạn ghi ý kiến. Trong trường hợp đó, hãy nói rõ lý do để được ghi vào biên bản, và ngay sau buổi đối thoại gửi văn bản tới người giải quyết khiếu nại, trình bày chỗ biên bản ghi sai, việc bạn đề nghị sửa không được chấp nhận, kèm ghi chép riêng hoặc bản ghi âm nếu có.
Ở chiều ngược lại, nếu bên bị khiếu nại không ký, biên bản cũng ghi lý do. Đó không phải chuyện bạn cần lo; người giải quyết vẫn xem xét đầy đủ ý kiến của bạn đã ghi trong biên bản.
Thoả thuận tại buổi đối thoại: theo dõi cho thành văn bản
Đôi khi đối thoại mang lại kết quả cụ thể: cơ quan đồng ý xem lại hồ sơ, bên bị khiếu nại nhận sẽ tự sửa quyết định, hoặc bạn đồng ý bổ sung giấy tờ để được xét lại. Những thoả thuận đó cần được ghi vào biên bản, nhưng biên bản đối thoại chưa phải là văn bản sửa quyết định hành chính.
Nếu cơ quan bị khiếu nại tự sửa hoặc huỷ quyết định theo hướng bạn yêu cầu, sẽ có một văn bản mới. Khi nhận được, bạn đọc kỹ xem nó đáp ứng toàn bộ hay một phần yêu cầu; nếu toàn bộ, bạn có thể cân nhắc rút khiếu nại, nếu chỉ một phần thì nói rõ phần còn lại vẫn đề nghị giải quyết. Nếu đến mốc đã hẹn mà chưa thấy văn bản, gửi văn bản nhắc lại nội dung thoả thuận, ghi số và ngày biên bản.
Đừng rút đơn chỉ vì lời hứa tại buổi đối thoại. Rút trước khi có văn bản chính thức là tự đặt mình vào thế không còn gì để dựa vào nếu thoả thuận không được thực hiện.
Ví dụ giả định: biên bản ghi thiếu một tài liệu
Bà H. ở Tây Ninh khiếu nại quyết định không xét bà vào diện được hỗ trợ sau khi nhà bị hư hại do mưa bão. Kết quả xác minh cho rằng bà không nộp ảnh hiện trạng ngôi nhà. Tại buổi đối thoại, bà đưa ra bản sao giấy biên nhận hồ sơ có ghi "ảnh hiện trạng" trong danh mục, và cán bộ bộ phận tiếp nhận có mặt xác nhận đúng là đã nhận ảnh nhưng bị thất lạc khi chuyển hồ sơ.
Khi đọc biên bản, con trai bà thấy phần ý kiến chỉ ghi "người khiếu nại cho rằng đã nộp đủ hồ sơ". Không có dòng nào nhắc tới giấy biên nhận, cũng không có câu xác nhận của cán bộ tiếp nhận. Anh đề nghị bổ sung, thư ký ghi thêm hai ý đó, các bên ký nháy bên cạnh. Nhờ vậy, khi ra quyết định, người giải quyết có căn cứ để yêu cầu xét lại hồ sơ thay vì giữ nguyên quyết định cũ.
Nếu biên bản không được bổ sung, sự việc vẫn có thể được làm rõ, nhưng phải qua thêm một vòng văn bản giải trình, và nguy cơ quyết định giữ nguyên vì "không có chứng cứ đã nộp" là có thật. Năm phút đọc kỹ biên bản đã tiết kiệm cho gia đình bà cả một lần khiếu nại tiếp.
Người cao tuổi, người không đọc được: ký biên bản thế nào
Người không biết chữ, mắt kém hoặc không đọc được tiếng Việt vẫn có quyền tham gia đối thoại và xác nhận biên bản. Cách phổ biến là người lập đọc to toàn bộ biên bản, người khiếu nại nghe rồi điểm chỉ thay chữ ký, có người làm chứng ký bên cạnh xác nhận việc đọc và điểm chỉ đã diễn ra.
Nếu bạn là người đi cùng một người cao tuổi, hãy đề nghị đọc chậm, đọc từng phần, dừng lại để người đó xác nhận đúng hay sai. Đừng tự ký thay khi không có giấy uỷ quyền phù hợp. Với người dân tộc thiểu số không thạo tiếng Việt, nên báo trước để có người phiên dịch, và biên bản ghi tên người phiên dịch.
Những bước nhỏ này không làm buổi đối thoại dài thêm bao nhiêu nhưng bảo vệ giá trị của biên bản cho chính người khiếu nại, tránh việc sau này có ai nói họ không hiểu mình đã điểm chỉ vào điều gì.
Sau buổi đối thoại còn làm được gì
Gửi văn bản bổ sung ý kiến. Nếu sau khi về bạn nhớ ra điều quan trọng, hoặc tìm thêm được chứng cứ, gửi ngay cho người giải quyết, ghi rõ là bổ sung sau buổi đối thoại ngày nào. Quyết định chưa ban hành thì tài liệu vẫn được xem xét.
Ghi lại ngay những gì đã diễn ra. Trong ngày, viết ra những điểm chính mà mỗi bên đã nói, kể cả những câu không được đưa vào biên bản. Ghi chép này giúp bạn khi viết đơn lần hai hoặc trao đổi với người tư vấn.
Theo dõi mốc thời hạn giải quyết. Đối thoại thường diễn ra ở cuối quá trình giải quyết. Tính lại xem còn bao lâu đến hạn ra quyết định theo thông báo thụ lý, để biết khi nào nên hỏi.
Chuẩn bị cho bước sau. Nếu buổi đối thoại cho thấy khó có kết quả như mong muốn, hãy bắt đầu tìm hiểu trước về khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện, để khi nhận quyết định bạn không phải bắt đầu từ con số không trong lúc thời hạn đang chạy.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản đối thoại có phải là quyết định giải quyết khiếu nại không?
Không. Biên bản đối thoại chỉ ghi lại diễn biến và kết quả buổi làm việc. Quyết định giải quyết khiếu nại là văn bản riêng do người có thẩm quyền ban hành sau đó, trong đó kết quả đối thoại là một căn cứ.
Có được yêu cầu một bản biên bản mang về không?
Bạn nên đề nghị. Nhiều nơi giao bản sao cho các bên ngay sau buổi đối thoại. Nếu chưa được giao, có thể chụp ảnh bản đã ký hoặc gửi văn bản đề nghị được sao chụp sau, theo quyền tiếp cận tài liệu trong hồ sơ giải quyết.
Ký biên bản rồi mới thấy ghi sai thì làm gì?
Gửi ngay văn bản tới người giải quyết khiếu nại, chỉ rõ đoạn ghi sai, nội dung đúng là gì và căn cứ, ví dụ tài liệu đã nộp hoặc ghi chép của bạn. Văn bản này được lưu vào hồ sơ cạnh biên bản để người giải quyết cân nhắc.
Người đại diện cho nhóm có được ký thay cả nhóm không?
Người đại diện được ký trong phạm vi được các thành viên cử hoặc uỷ quyền. Nếu biên bản có thoả thuận vượt ra ngoài phạm vi đó, người đại diện nên ghi rõ cần xin ý kiến nhóm trước khi chấp nhận để tránh tranh cãi nội bộ về sau.
Không ký biên bản có làm việc giải quyết chậm lại không?
Thường là không. Biên bản vẫn có giá trị khi ghi rõ lý do bạn không ký, và người giải quyết vẫn ra quyết định theo thời hạn. Việc không ký chỉ giữ lại sự phản đối của bạn trên giấy, nên hãy nói rõ lý do để được ghi đầy đủ.