Đối thoại là buổi người giải quyết khiếu nại mời người khiếu nại, người bị khiếu nại và những người có liên quan cùng ngồi lại để làm rõ nội dung, nghe ý kiến và tìm hướng giải quyết; kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để ra quyết định giải quyết. Theo Luật Khiếu nại 2011, ở lần đầu buổi đối thoại được tổ chức khi yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh còn khác nhau; ở lần hai, luật quy định người giải quyết tổ chức đối thoại.
Với nhiều người, đây là lần đầu tiên được nói trực tiếp với người có quyền quyết định về việc của mình, và cũng là lần đầu nghe bên kia giải thích. Một buổi đối thoại chuẩn bị tốt có thể khiến cơ quan tự sửa quyết định ngay tại chỗ; một buổi đi tay không thường chỉ để lại biên bản ghi "người khiếu nại giữ nguyên ý kiến". Bài này giúp bạn chuẩn bị cho trường hợp thứ nhất.
Khi nào bạn được mời đối thoại
Sau khi xác minh xong, người giải quyết nắm được kết quả xác minh. Nếu kết quả đó trùng với yêu cầu của bạn, việc có thể đi thẳng tới quyết định giải quyết mà không cần đối thoại. Nếu kết quả xác minh và yêu cầu của bạn còn vênh nhau, dù chỉ một phần, người giải quyết lần đầu tổ chức đối thoại để các bên trình bày và làm rõ chỗ vênh. Ở lần hai, đối thoại là bước luật quy định phải làm.
Thành phần thường gồm người giải quyết khiếu nại hoặc người được uỷ quyền chủ trì, người làm công tác xác minh, người khiếu nại hoặc người đại diện, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, và có thể có đại diện các cơ quan, tổ chức liên quan. Người chủ trì có trách nhiệm thông báo cho các bên về thời gian, địa điểm và nội dung đối thoại.
Bạn có thể chủ động đề nghị đối thoại bằng văn bản nếu thấy cần, nhất là khi biết kết quả xác minh chưa phản ánh đủ chứng cứ của mình. Đề nghị này không bắt buộc người giải quyết phải đồng ý trong mọi trường hợp, nhưng ghi lại trong hồ sơ rằng bạn muốn được trình bày trực tiếp.
Tự trả lời năm câu này trước buổi đối thoại
Người chuẩn bị tốt thường bước vào buổi đối thoại với câu trả lời sẵn cho năm câu hỏi sau. Viết ra giấy, mỗi câu không quá vài dòng.
| Câu hỏi | Vì sao cần trả lời trước | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Mình yêu cầu chính xác điều gì? | Người chủ trì sẽ hỏi câu này đầu tiên; trả lời mơ hồ khiến biên bản ghi mơ hồ | Huỷ quyết định từ chối cấp giấy phép, cơ quan xem lại hồ sơ đã nộp |
| Kết quả xác minh đang nói gì? | Bạn đối thoại với kết quả xác minh, không phải với lá đơn của mình | Xác minh cho rằng hồ sơ thiếu giấy xác nhận phòng cháy |
| Chỗ nào mình không đồng ý và căn cứ là gì? | Đây là phần chính của buổi đối thoại | Giấy đó đã nộp kèm, có giấy biên nhận ghi rõ danh mục |
| Mình chấp nhận được phương án nào? | Đối thoại có thể dẫn tới thoả thuận một phần | Đồng ý bổ sung lại bản sao nếu cơ quan xử lý trong thời hạn mới |
| Nếu không thoả thuận được thì bước tiếp là gì? | Biết đường lui giúp bạn bình tĩnh, không bị ép | Chờ quyết định lần đầu, sau đó cân nhắc khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện |
Câu thứ hai hay bị bỏ qua nhất. Nếu chưa biết kết quả xác minh nói gì, hãy đề nghị được đọc tài liệu trong hồ sơ trước buổi đối thoại theo quyền của người khiếu nại. Đi đối thoại mà không biết bên kia đã đưa ra những gì thì rất khó phản biện cho trúng.
Một buổi đối thoại thường diễn ra thế nào
Mỗi nơi tổ chức hơi khác, nhưng trình tự phổ biến như sau. Biết trước giúp bạn không bị bất ngờ và biết lúc nào đến lượt mình nói.
- Người chủ trì giới thiệu thành phần, mục đích buổi đối thoại, nhắc quyền và nghĩa vụ của các bên, thông báo việc lập biên bản.
- Người chủ trì hoặc người xác minh trình bày nội dung khiếu nại và kết quả xác minh, nêu những điểm còn khác nhau.
- Người khiếu nại trình bày ý kiến, bổ sung chứng cứ, nói rõ yêu cầu.
- Người bị khiếu nại trình bày, giải thích căn cứ của quyết định hoặc hành vi bị khiếu nại.
- Người có quyền lợi liên quan và đại diện cơ quan liên quan, nếu có mặt, nêu ý kiến.
- Các bên hỏi và trả lời, người chủ trì gợi hướng giải quyết, ghi nhận những điểm đã thống nhất và chưa thống nhất.
- Lập biên bản, các bên đọc lại và ký; ai không ký thì ghi rõ lý do.
Buổi đối thoại không phải phiên toà. Không có bên thắng bên thua tại chỗ, và người chủ trì thường chưa tuyên kết quả. Điều bạn cần mang về là một biên bản ghi đúng, đủ ý kiến của mình.
Nói thế nào để lời mình có trọng lượng
Mở đầu bằng yêu cầu, rồi mới đến lý do. Một câu như "Đề nghị huỷ quyết định số… vì hồ sơ đã đủ thành phần theo danh mục" giúp mọi người theo kịp ngay. Kể chuyện từ đầu mới tới yêu cầu thì dễ bị ngắt lời giữa chừng.
Mỗi ý một chứng cứ. Khi nói một điểm không đồng ý, đưa ngay giấy tờ tương ứng, chỉ đúng trang, đúng dòng. Đánh dấu sẵn bằng giấy nhớ để không phải lật tìm.
Nghe hết phần trình bày của bên bị khiếu nại. Ghi chép những điểm bạn muốn phản hồi, đợi đến lượt rồi trả lời từng điểm. Ngắt lời khiến buổi đối thoại căng thẳng và người chủ trì phải can thiệp, phần ghi chép về bạn sẽ không đẹp.
Phân biệt sai sót của quyết định với thái độ của cán bộ. Nếu có vấn đề về thái độ, hành vi của cá nhân cán bộ, nêu ngắn gọn, có sự việc cụ thể. Nhưng trọng tâm buổi đối thoại là quyết định hay hành vi bị khiếu nại; lan sang chuyện cá nhân dễ làm loãng yêu cầu chính.
Đề nghị ghi nguyên văn những điểm quan trọng. Khi bạn nói một ý then chốt hoặc bên kia thừa nhận một điểm, đề nghị thư ký ghi vào biên bản đúng như vậy. Đó là quyền của bạn, không phải sự nhờ vả.
Không hứa, không doạ. Câu "nếu không giải quyết sẽ đưa lên mạng" hay "sẽ kéo cả xóm lên" không giúp gì và còn có thể ghi lại bất lợi cho bạn. Đường đi tiếp hợp pháp, như khiếu nại lần hai hay khởi kiện, chỉ cần nêu bình thản nếu được hỏi.
Những tình huống khó có thể gặp tại buổi đối thoại
Bên bị khiếu nại vắng mặt. Đề nghị ghi rõ việc vắng mặt vào biên bản. Bạn vẫn trình bày đầy đủ, vì người chủ trì và người xác minh là những người cần nghe nhất. Nếu sự vắng mặt khiến một điểm quan trọng không được làm rõ, bạn có thể đề nghị tổ chức thêm một buổi.
Xuất hiện tài liệu bạn chưa từng thấy. Đừng phản bác vội khi chưa đọc kỹ. Đề nghị được xem, được sao chụp, và đề nghị ghi vào biên bản rằng bạn sẽ có ý kiến bằng văn bản về tài liệu đó trong một thời gian hợp lý.
Được gợi ý rút đơn ngay tại chỗ. Bạn không có nghĩa vụ trả lời ngay. Nếu cơ quan đề xuất một hướng giải quyết, hãy đề nghị ghi hướng đó vào biên bản và nói sẽ cân nhắc sau khi có văn bản chính thức. Rút đơn là quyết định của riêng bạn.
Thời gian bị dồn, bạn chưa nói hết. Nói những ý quan trọng nhất trước, sau đó đề nghị ghi vào biên bản là bạn sẽ gửi văn bản trình bày bổ sung. Giữ sẵn bản viết tóm tắt để nộp luôn tại buổi đối thoại cũng là cách bù thời gian.
Cảm xúc dâng lên. Xin phép dừng vài phút là chuyện bình thường. Một câu nói nóng giận được ghi vào biên bản sẽ ở lại hồ sơ lâu hơn nhiều so với cơn giận.
Nhiều người cùng khiếu nại một việc thì đối thoại thế nào
Khi nhiều hộ cùng khiếu nại một quyết định, ví dụ một quyết định điều chỉnh mức hỗ trợ áp dụng cho cả khu dân cư, buổi đối thoại thường làm việc với những người đại diện đã được cử. Luật yêu cầu nhiều người cùng khiếu nại thì cử đại diện, và người đại diện chỉ được làm trong phạm vi được giao.
Trước buổi đối thoại, nhóm nên họp riêng để thống nhất yêu cầu chung, phân công ai nói phần nào, và chuẩn bị chứng cứ chung. Những hộ có hoàn cảnh riêng, khác biệt với số đông, nên gửi thêm văn bản riêng để không bị lẫn vào ý kiến chung. Người đại diện cũng nên chuẩn bị trước danh sách những điểm cần xin ý kiến nhóm trước khi đồng ý, để không phải tự quyết thay mọi người tại chỗ.
Một lưu ý quan trọng: đối thoại là cuộc làm việc trong phòng, không phải nơi đông người tụ tập. Đến đông ngoài thành phần được mời không làm tăng sức nặng của yêu cầu, ngược lại còn có thể khiến buổi đối thoại phải hoãn và kéo dài thời gian của chính các bạn.
Không đến được buổi đối thoại thì sao
Nếu bận đột xuất, ốm đau, bạn báo trước bằng văn bản, nêu lý do và đề nghị lịch khác. Người chủ trì thường sắp xếp lại nếu lý do hợp lý. Bạn cũng có thể uỷ quyền cho người khác dự thay, với giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi, nhất là việc người đó có được đồng ý thoả thuận thay bạn hay không.
Nếu bạn vắng mặt không báo, buổi đối thoại có thể vẫn diễn ra với các bên còn lại, biên bản ghi bạn vắng mặt, và người giải quyết vẫn ra quyết định dựa trên hồ sơ. Khi đó bạn mất cơ hội trình bày trực tiếp và phản biện kết quả xác minh. Lặp lại nhiều lần còn có thể bị xem là không hợp tác.
Với việc có giá trị lớn, phức tạp hoặc liên quan đến kỷ luật, đây là thời điểm hợp lý để nhờ người có chuyên môn đi cùng. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết nên chuẩn bị những luận điểm nào trước buổi đối thoại, hoặc có nên uỷ quyền cho người hiểu việc tham dự.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải đối thoại ở lần giải quyết đầu tiên không?
Không phải mọi trường hợp. Ở lần đầu, đối thoại được tổ chức khi yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh còn khác nhau. Nếu kết quả xác minh đã ủng hộ yêu cầu của bạn, người giải quyết có thể ra quyết định mà không cần đối thoại.
Có được mang luật sư vào buổi đối thoại không?
Người khiếu nại có quyền nhờ luật sư tư vấn hoặc uỷ quyền cho luật sư thay mặt khiếu nại. Bạn nên báo trước với người chủ trì về người đi cùng và tư cách của họ, mang theo giấy tờ cần thiết để buổi làm việc không bị gián đoạn.
Tại buổi đối thoại, cán bộ bị khiếu nại thừa nhận sai thì sao?
Đề nghị ghi rõ sự thừa nhận đó vào biên bản. Việc thừa nhận tại buổi đối thoại là căn cứ quan trọng, nhưng quyết định hành chính chỉ được sửa hoặc huỷ bằng văn bản. Hãy theo dõi để có văn bản chính thức, đừng chỉ dựa vào lời nói.
Có được ghi âm buổi đối thoại không?
Nên hỏi người chủ trì trước. Nhiều nơi cho phép hoặc tự ghi âm làm tư liệu. Nếu không được phép, bạn tập trung ghi chép tay các ý chính và đọc kỹ biên bản trước khi ký, đề nghị bổ sung những chỗ thiếu.
Đối thoại xong mà không thống nhất được thì việc đi tiếp ra sao?
Biên bản ghi rõ những điểm chưa thống nhất, rồi người giải quyết ra quyết định giải quyết khiếu nại dựa trên hồ sơ, kết quả xác minh và kết quả đối thoại. Nếu không đồng ý quyết định đó, bạn có thể khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện theo quy định.